【人材シェアリング】複数店舗のシフト管理やヘルプ調整の３つのポイント！
なかなかシフトが埋まらない...そんな時、他店のアルバイトの応援を依頼している店舗も多いのではないでしょうか？
他店のアルバイトの応援は、応援を受けた店舗はもちろん、応援を送った店舗のどちらにもメリットがありますが、多くの店舗マネージャーにとって、応援の際の調整が大きな負担となっていることも事実です。この応援にかかる負担を減らすためには、アルバイト人材をシェアする体制をしっかりと整える必要があります。
ここでは、人材シェアリングのメリットやデメリットについて触れた上で、ヘルプ調整にかかる負担を削減するアルバイト人材のシェアリング体制の３つのポイントを解説していきたいと思います。
人材シェアリングとは？
シェアリングエコノミーの中でも、スキルをもった人材を企業間や店舗間でシェアすることが人材シェアリングと呼ばれています。そもそも、シェアリングエコノミーとは、人やモノ、空間など様々なものをシェアするビジネスのことで、２０００年代後半からアメリカで始まったと言われています。 今ではすっかり浸透している"Uber"や"Airbnb"などのサービスはそのシェアリングエコノミーの代表的な例になります。
実は、人材シェアリングは日本でも古くから様々な職種や業界で行われています。従業員の出向などの企業間での人材シェアリング、小売業や飲食業などでパート・アルバイトを店舗間で貸し借りする”ヘルプ”も社内の人材シェアリングと考えられるでしょう。
人材シェアリングのメリットとデメリット
人材シェアリングのメリット
人材シェアリングのメリットは主に２つです。
アルバイトを応援に出す店舗は、自店のアルバイトの賃金支払いの負担を減らすことができます。またヘルプを受ける店舗は、外部人材の派遣を依頼したり、新規人材を採用しなくてもよいため人件費を削減することができます。
「希望通りにシフトに入れない」というアルバイトの不満は、バイトの主な離職原因の１つと言われています。店舗間での人材シェアリングを通じて、「もっと働きたい」と感じている従業員に、他店のシフトを含めたより多くのシフトを割り当てることができます。
人が足りている店舗から人が足りてない店舗にスタッフをシェアすることで、人手不足を解消し、アルバイト人材を有効活用できることが人材シェアリングの大きなメリットと言えるでしょう。
人材シェアリングのデメリット
人材シェアリングのデメリットは主に２つです。
アルバイトの応援に伴う調整はとにかく手間がかかります。そもそも他店のシフトや人材の過不足の状況が店舗間で共有されていないことが多く、他の店舗へ応援が送れる状況にあるのか？ということから確認する必要があるため手間がかかってしまいます。
一方、応援の依頼を受けた店舗は、各従業員にヘルプに入れるか確認する必要があり、その調整に手間がかかることも多いでしょう。加えて、ヘルプに入る従業員が決定した後も、店舗間での給与の調整手続きなどが必要で、これらの調整の手間が店舗マネージャーにとって大きな負担となってしまいます。
他店のヘルプに入った従業員が、嫌な思いをすることは少なくありません。
「いつもより通勤に時間がかかる」「職場環境が違って仕事が大変なのに、いつも通り給与しかもらえない」といった通勤時間や給与に関する不満や、「応援先に行ったけれど、明確な指示や説明がなくて困った」「いつもと違う店舗の独自ルールがあり、作業に時間がかかった」といった働きづらさを感じることが多いようです。このような形で不満を抱いている従業員に対して、何度もヘルプ依頼をしていると、その従業員との関係が悪くなってしまうのも仕方がないことです。
ヘルプ調整の負担を軽減！人材シェアリングの３つのポイント
先では人材シェアリングのメリットやデメリットについてご紹介しましたが、基本的にはデメリットを少なくするための体制を作ることがポイントになります。それでは、人材シェアリングの３つのポイントを見ていきたいと思います。
1. 店舗間でシフトの充足状況を共有する
各店舗のマネージャーが「どの店舗でいつ人が足りていないのか」が分かれば、応援を依頼する際にどの店舗に依頼をすれば良いかが分かります。人手が足りていない店舗は、人が足りている店舗に絞って確認をすれば良くなるので、店舗間の確認の手間が削減できるでしょう。
おすすめのツールは、『Googleスプレッドシートでの共有』です。エクセルなどと異なり、各店舗のマネージャーがいつでも閲覧・編集できるので、各店舗のシフトの充足状況がいつでも確認できるようになります。
もちろん、シフトの充足状況の入力もヘルプ調整による手間となってくるので、シフトをクラウド化・一元管理ができる管理ツールを取り入れるのも良いでしょう。店舗間の調整にかかる手間を限りなく減らすことで、店舗マネージャーの負担が減り、より柔軟に他店のアルバイト応援を活用できるようになります。
2. 交通費や給与調整のルールは制度化する
店舗による時給の違いや、通勤時間と交通費の違いなど、通常の勤務とは異なる点が多いため、ヘルプ時の給与のルールは明確に決めておきましょう。先にご紹介したように、ヘルプに入った従業員は「いつもより通勤に時間がかかる、違った環境で仕事が大変！」と感じることが多く、いつもと同じ給料では従業員が不満を抱くことも多いのです。ただし、応援を依頼する度に店舗毎の時給の違いを考慮したり、移動時間分の給与を計算するのは、余計な手間がかかるのでおすすめできません。
おすすめは、出張のような扱いで、交通費とヘルプ手当を支給する方法です。ヘルプ手当という形で一定額の報酬とすることで、余計な給与の計算の手間を省くことができます。また、ヘルプに入ることでどの位の手当がもらえるのか従業員にも分かりやすいので、従業員のヘルプに対する給与の不満も減らすことが出来るでしょう。
3. 他店のアルバイト応援を受け入れる環境作り
応援に来た他店のアルバイトを受け入れる体制作りも必要です。いつもと異なる環境での業務は不安も大きいので、応援を受け入れる店舗は他店のアルバイトを手厚くサポートして、できるだけ不安を解消できるよう心がけることが大切です。
また、店舗で独自ルールがある場合は、そのルールをしっかり伝えて、気持ち良く働いてもらえる環境を整えるようにしましょう！
以上の３つのポイントを押さえて、ヘルプ調整が店舗マネージャーの負担が大きくならないような体制を作ることが大切です。
matchboxならヘルプ調整の手間を削減できる
店舗の従業員を自社の”人材バンク”に登録しておけば、応援が必要な時にシフトを掲載することで、他の店舗の従業員からシフトへの応募を集めることができます。
シフトを掲載し、応募者の中から採用者を決定するだけなので、他店舗との調整や従業員へヘルプに入れるか確認する手間がなくなります。また時給や交通費の設定もカンタンに変更できるので、より柔軟な対応が可能となります。
人材シェアリングの手間を削減し、自社のパート・アルバイト人材を有効活用するために、ぜひmatchboxの導入をご検討いただければと思います。
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