【セルフソーシング事例】業務効率化：繁忙期の単発バイト集め⼯数の25時間分削減に成功した事例を紹介
自社で単発バイトを採用する機会が増えるにつれて、人事・労務担当者の負担になるのが、人材確保や雇用に関する業務です。
具体的には、繁忙期や突発的なイベント時における、以下の一連の業務が該当します。
・勤怠管理
・給与支払い
・労務処理 など
しかし、最近では「セルフソーシング®︎」を自社で導入することにより、繁忙期の単発バイト集め工数を25時間削減するなど、各種業務で発生する手間を大幅に削減した例が増えてきています。
この記事では、セルフソーシングの概要や導入メリット、実際に導入することで業務の短縮・軽減につながった事例などをご紹介します。
セルフソーシングで、繁忙期の単発バイト採用や雇用面での業務効率化ができる
セルフソーシングは、これまで繁忙期の単発バイトを採用・雇用するにあたり発生していた工数を、大幅に短縮できる仕組みです。
業務効率化の観点から、今後日本の採用活動において、より重要性を増すものと推察されます。
セルフソーシングとは？
単発バイト雇用におけるセルフソーシングとは、単発人材の自社運用に特化したシステムを活用して、採用・雇用に関するHR業務を効率化するための仕組み、またはシステムを指します。
過去に自社で働いたことのある経験者をデータベース上で管理することで、自社独自の人材プールが構築できます。その結果、必要なときにまとめて募集がかけることが可能となります。
セルフソーシングで可能になること
セルフソーシングの仕組みを自社で導入すると、どのようなことができるのでしょうか。
以下に、セルフソーシングによって自社で可能になること・メリットをご紹介します。
セルフソーシングでできること①：⼈集めの効率化
一般的な正社員・長期パート・アルバイトの採用活動と異なり、繁忙期など特殊なタイミングでの人集めにおいては、多くの企業で所定のマニュアルに従い採用活動を行っているものと推察されます。
具体的には、求人サイト等への情報掲載のほか、概ね以下のような流れで採用活動が行われるイメージです。
②対象者全員に電話またはメール等で連絡する
③対象者が働ける日を集計し、Excelにて取りまとめ・配置
④勤務日を電話で対象者に連絡
上記の手続きは、採用活動におけるほとんどの工数につき、人力で行う場合を想定しています。集める人数にもよりますが、総じて工数が多く、作業を担当する一人ひとりの負担も大きくなります。
しかし、セルフソーシングのシステムを自社で導入した場合、以下の作業が自動で行われます。
※（希望をこちらから電話等で確認する必要がない）
・システム上で自社が希望する採用者を選べば採用が完了
※（採用通知が採用者にメールもしくはプッシュ通知で届く）
システムを使うことで、応募者は勤務日をアプリで確認できるようになります。
企業の側でも、システムの画面を介して希望の確認・シフト調整を確認できるので、完全自力での対応に比べて手間が大幅に削減できるメリットがあります。
セルフソーシングでできること②：単発バイト⼈材の雇⽤にかかわるHR業務
単発バイト・短期バイトの採用は、採用担当者に以下のような負担をかけるおそれがあります。
・入退社にともなう労務手続き
・日単位、週単位で発生する膨大な人数の給与支払い など
特に、給与計算・給与支払いが手作業で行われている企業の場合、非常に面倒な作業が連続して続きます。
各スタッフの勤務実績にもとづいて給与計算を行った後で、必要な現金を準備して、所定の期日に受け渡し・もしくは振込手続きを行わなければなりません。状況によっては、現金での支払い担当者を別途用意する必要があるでしょう。
しかし、単発バイト等の自社運用に特化したセルフソーシングのシステムを導入すると、所定の作業はシステム側が自動で手続きを行ってくれます。
例えば、採用者を選んだらすぐにシステムが自動で雇用手続きを進めてくれたり、一人ひとりの条件に合わせて以下の労務処理を自動で処理してくれたりします。
・給与計算
・源泉徴収票の発行 など
給与計算から支払いまでの一連の流れが、勤怠管理と連動して処理されるシステムもあります。
人事担当者の作業を減らせるだけでなく、労働者もアプリを使うことで、採用担当者への連絡・勤怠情報の提出や給与の受け取りがスムーズになるメリットがあります。
セルフソーシングによる業務効率化の事例：週単位の繁忙期の単発バイト集め⼯数を25時間削減！
ダイレクトソーシングは、企業の採用活動における業務効率化を助ける効果的な手段です。
週単位・繁忙期の単発バイト集め工数を、25時間（約3営業日分）削減した例もあることから、その効果は非常に強力と言ってよいでしょう。
⾷品製造業のA社様での事例を紹介！
今回は、当社のmatchboxを活用して、繁忙期の手間を大幅に解消できた例をご紹介します。
食品製造に携わるA社様では、長期連休前・年末年始など、年に数回発生する1～2週間の繁忙期における人集めや人材管理に、多大な労力をかけざるを得ない状況が続いていました。しかし、matchboxの導入によって、以下のような形で問題が改善されています。
業務効率化に成功した、セルフソーシング導入企業の喜びの声
A社様の事例以外にも、matchboxの導入によって、業務効率化に成功したケースは多数存在しています。
企業担当者様からは、業務効率化に成功したという喜びの声を多数いただいております。
matchboxは、まだセルフソーシングという概念が一般的でなかった頃から、現役従業員・OBOG・単発バイト・ギグワーカーの一元管理ができるシステム構築・運用に取り組んでいます。
日本におけるセルフソーシングシステムのパイオニアとして、これまで幅広い業界の企業のセルフソーシング導入をサポートしてきました。
「matchboxで、どんなことができるのか」「matchboxを導入することで、どのくらいの効果が見込めるのか」「自社の環境において、matchboxを導入するメリットはあるのか」このような疑問をお持ちの企業担当者様は、資料請求も含め、まずはお気軽にご相談ください。
まとめ
単発バイトなど、短期集中で人材を集める必要に迫られていた人事・労務担当者は、セルフソーシングの仕組みを自社に取り入れることによって、これまで自力で対応していた諸々の作業から解放されます。
matchboxも含め、セルフソーシングシステムを自社に導入することで、採用・雇用面での業務効率化が一気に進むのを実感できることでしょう。
2021年4月1日よりローソンの全国14,000店舗で「matchbox（マッチボックス）」が導入開始されました。
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